እያንዳንዱ የቨርጂኒያ ኖተሪ ህዝብ ሰነዶችን ሲያሳውቅ የተወሰኑ መመሪያዎችን እንደሚከተሉ በከፊል በመግለጽ ቃለ መሃላ ፈጽመዋል። የኖተሪ እውቅና በተለያዩ ምክንያቶች ውድቅ ሊደረግ ይችላል፣ እነዚህን ጨምሮ፣ ግን በእነዚህ ብቻ አይወሰንም፦

• በቀረበው እያንዳንዱ ሰነድ ላይ ትክክለኛ እውቅና አለማግኘት (የኖታሪያል መግለጫ በኖተሪ የተደረገውን የሚያንፀባርቅ መሆን አለበት። ማለትም - ፊርማ(ዎች) ወይም የዋናው ቅጂ እውነተኛ ቅጂ);
• ሰነዱ የሚፈጸምበት ግዛት እና ከተማ / ካውንቲ አልተጠቀሰም;
• የኖታሪው ምዝገባ ቁጥር ጠፍቷል ወይም የተሳሳተ ነው;
• የሰነዱ ማብቂያ ቀን ጠፍቷል ወይም የተሳሳተ ነው;
• የማስታወሻ ማህተም ወይም ማህተም ጠፍቷል ወይም የተሳሳተ ነው;
• የማስታወሻ ማህተም / ማህተም ከተሰጣቸው ስም ጋር በትክክል አይዛመድም. እዚህ የኖተሪ ኮሚሽን ማረጋገጫየኮሚሽኑን መረጃ ማረጋገጥ ይችላሉ።
• ኖተሪው በስሙ በኖተሪ በተረጋገጠ ሰነድ ላይ አልፈረመም;
• በሰነዱ ላይ የማሳወቂያ ቀን ከ 12 ወራት በላይ ነው;
• ሰነድ ቀን አይደለም;
• የኖተሪ እውቅና በእንግሊዝኛ መሆን አለበት;
• መላው notarization በተመሳሳይ ገጽ ላይ መሆን አለበት; ወይም
• ለኖተራይዜሽን የሚያስፈልጉት ነገሮች እንደ ኖተራይዜሽን መመዝገብ አለባቸው እንጂ በሰነዱ ውስጥ ብቻ መካተት የለባቸውም።
• ሰነድ የኖተራይዜሽን ፎቶ ቅጂ ነው።

በሂደቱ ላይ መዘግየትን ለማስቀረት፣ ሁሉም መረጃዎች ትክክለኛ እና መኖራቸውን ለማረጋገጥ ለኮመንዌልዝ ፅህፈት ቤት ፀሀፊ ከማቅረብዎ በፊት ሰነዶችዎን መመልከትዎን ያረጋግጡ። 

ተቀባይነት ባላቸው ሰነዶች ላይ መረጃ ለማግኘት እባክዎ የሰነዶች ዓይነቶችን ገጽ ይመልከቱ ።

የወሳኝ መዝገብ ሰነድ በተለያዩ ምክንያቶች ውድቅ ሊደረግ ይችላል፣ እነዚህን ጨምሮ፣ ግን በእነዚህ ብቻ ሳይወሰን፡-

• ሰነዱ ባለፉት 12 ወራት ውስጥ በቨርጂኒያ የወሳኝ መዛግብት ክፍል አልወጣም። አዲስ ሰነድ ለማግኘት፣እባክዎ የVital Records ድህረ ገጽን ይጎብኙ (ቨርጂኒያ ዲፓርትመንት ኦፍ ቪታል ሪከርድስ)፣ በስልክ በ 804-662-6200 ያግኟቸው ወይም የአካባቢዎን DMV ይጎብኙ።
• ሰነዱ የ Vital Record ፎቶ ቅጂ ነው;
• ሰነዱ ተቀይሯል ወይም ተጎድቷል;
• ሰነዱ ኖተራይዝድ ተደርጓል። በህግ፣ የቨርጂኒያ ኖተሪ የወሳኙን ሪከርድ ማስታወቅ አይችልም።
• ሰነዱ ከቨርጂኒያ ውጭ ወጥቷል; ወይም
• ሰነዱ በዓለም አቀፍ ደረጃ ወጥቷል

ተቀባይነት ባላቸው ሰነዶች ላይ መረጃ ለማግኘት እባክዎ የሰነዶች ዓይነቶችን ገጽ ይመልከቱ።

የፍርድ ቤት ሰነድ በተለያዩ ምክንያቶች ውድቅ ሊደረግ ይችላል፣ እነዚህን ጨምሮ፣ ግን በእነዚህ ብቻ ሳይወሰን፡-

• ሰነዱ ከ 12 ወር በላይ ነው፣
• ሰነዱ ኦፊሴላዊ መዝገብ / የሶስትዮሽ ማህተም የምስክር ወረቀት አልያዘም ።
• የፍርድ ቤቱ ጸሐፊ / የምክትል ጸሐፊ ስም ሊነበብ አይችልም;
• ሰነዱ የተሰጠው ከስቴት ውጭ በሆነ ፍርድ ቤት ነው;
• ሰነዱ የተሰጠው በፌዴራል ፍርድ ቤት ነው;
• የሰነዱ እትም ቀን ጠፍቷል; ወይም
• ሰነዱ ቅጂ ነው.

እባክዎ ለአለም አቀፍ ማረጋገጫ ትክክለኛውን ሰነድ ለማግኘት ሰነድዎ የተሰጠበትን ፍርድ ቤት ያነጋግሩ። የቨርጂኒያ ህግ አስፈላጊ መዝገብ (የመጀመሪያ ወይም የተረጋገጠ ቅጂ) ኖተራይዜሽን ይከለክላል። 

ተቀባይነት ባላቸው ሰነዶች ላይ መረጃ ለማግኘት እባክዎ የሰነዶች ዓይነቶችን ገጽ ይመልከቱ።

በፍርድ ቤት ወይም በወሳኝ መዛግብት የተሰጡ ሰነዶች ኖተሪ ሊደረጉ አይችሉም። ምንም ልዩ ሁኔታዎች የሉም። ሰነዶቹ ባለፉት 12 ወራት ውስጥ መሰጠት አለባቸው። 

የእነዚህ ሰነዶች ምሳሌዎች፡-

አስፈላጊ መዝገቦች (ልደት, ሞት, ጋብቻ, ፍቺ, ነጠላ ሁኔታ)

በቨርጂኒያ ወረዳ ፍርድ ቤት የተሰጠ የጋብቻ መዝገቦች። የወረዳ ፍርድ ቤት ሰነዶች ኦፊሴላዊ መዝገብ/የሶስትዮሽ ማህተም የምስክር ወረቀት መያዝ አለባቸው። ቀኑ በፍርድ ቤት ጸሐፊ (ምክትል) ፊርማ እና በታተመ ስም በተጨማሪ በሰነዱ ላይ መታየት አለበት.

ቨርጂኒያ የወረዳ ፍርድ ቤት ሰነዶችን አውጥቷል (የፍቺ አዋጅ፣ የስም ለውጥ፣ ነጠላ ሁኔታ) 

የስቴት ኮርፖሬሽን ኮሚሽን ከተለየ ክልል/ሀገር

ኖተራይዝድ የተደረገው ሰነድዎ እንዲረጋገጥ፣ ሁሉም ሰባቱ ነገሮች ከአረጋጋጭ ይፈለጋሉ።

• ሰነዱ የተፈረመበት የካውንቲ ወይም ገለልተኛ ከተማ ስም;
• ሰነዱ የተረጋገጠበት ቀን;
• የኖታሪያል መግለጫው - በኖተሪ እየቀረበ ያለው (ማለትም ፊርማ፣ የዋናው ኦሪጅናል ቅጂ ወይም መሐላ)።
• የኖታሪው ፊርማ;
• የኖተሪ ኮሚሽኑ የሚያበቃበት ቀን (ወር, ቀን, ዓመት);
• የኖታሪው ምዝገባ ቁጥር;
• የማስታወሻው በፎቶግራፍ ሊባዛ የሚችል የኖተሪ ማህተም/ ማህተም ከስም መዝገቦቻችን ጋር የሚዛመድ።

የኖታሪ ስምዎን እዚህ ማረጋገጥ ይችላሉ። ከመዝገቦቻችን ጋር በትክክል መመሳሰል አለበት።

ሰነዶች በተለያዩ ቋንቋዎች ተቀባይነት አላቸው ነገር ግን ኖተራይዜሽኑ በእንግሊዝኛ መሆን አለበት።

• አይ፣ በቨርጂኒያ የወሳኝ መዛግብት ዲፓርትመንት የተሰጡ የምስክር ወረቀቶችን ማረጋገጥ ወይም ማረጋገጥ የምንችለው ብቻ ነው።

• አይ፣ ማረጋገጥ ወይም ማረጋገጥ የምንችለው በቨርጂኒያ ኖተሪ ወይም የፍርድ ቤት ጸሐፊ የተፈረሙ ሰነዶችን ብቻ ነው።